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Sortir de la boucle

Screenbreak #6 : infobésité, déconnexion et productivité

Julien Rousset

2 oct. 2023

👋 Hello, c’est Julien !

Il est 16h. C’est l’heure du goûter. Et du sixième numéro de Screenbreak.

On est maintenant 260 à vouloir repenser notre relation aux écrans, ça commence à faire une belle équipe 🤙

La semaine dernière, j’évoquais la surcharge informationnelle provoquée par les nouvelles technologies.

J’ai exploré cette semaine l’impact de l’infobésité spécifiquement dans le monde du travail.

Quelques chiffres évocateurs :

144 emails par semaine reçus en moyenne par les collaborateurs en France. Près de 200 pour les managers, et jusqu’à plus de 400 pour les dirigeants.
80% des collaborateurs souffrent de « surcharge d’informations » en 2022. Ils étaient 60% en 2020.

Avant de commencer, si ce n’est pas déjà fait, tu peux :

1/ Parler de Screenbreak à 3 personnes de ton entourage, ça m’aide beaucoup et c’est comme ça que le projet se développe 🙌

2/ Lire les précédentes éditions

3/ Me suivre sur LinkedIn où j’écris sur le sujet :-)

Let’s goooooo

🌶 Au menu d’aujourd’hui

L’infobésité, frein à la productivité
La santé mentale et le brouillard pro-perso
L’importance du focus
Les trouvailles pour s’inspirer

Temps de lecture : 6 min 🕑

📉 L’infobésité, frein à la productivité

« On voit des ordinateurs partout, sauf dans les statistiques de productivité »

Cette phrase de Robert Solow, teintée de cynisme, date de 1987.

Pourtant, elle résonne particulièrement aujourd’hui avec les NTIC.

Oui, les nouvelles technologies ont ouvert des portes autrefois fermées à double tour.

Elles ont fourni des outils et des ressources qui ont rendu les tâches plus faciles et plus efficaces.
Elles ont permis d’automatiser des tâches répétitives, libérant a priori ainsi du temps pour un travail plus complexe et créatif.

Les plateformes de collaboration et de partage d’informations se sont donc multipliées.

Une ribambelle d’outils et d’applications, que tu as déjà sûrement utilisé.

Sauras-tu d’ailleurs trouver le nom des outils représentés par les 12 logos ci-dessous ? 👇

Suzy Canivenc, chercheure associée à la chaire FIT à l’école des Mines de Paris parle dans son rapport (publié en 2023) du « mille-feuille numérique ».

Il montre que, malgré leur promesse, ces outils numériques sont ambivalents.

D'une part, ils sont des leviers d'efficacité et de fluidification des process.

D'autre part, ils peuvent être des obstacles à la productivité.

En France, 57 % des collaborateurs déclarent utiliser au moins 6 de ces outils et apps quotidiennement. En 2020, c’était 24 % (!).

Il s’avère que suivre toutes ces communications et « rester dans la boucle » est devenu un job à mi-temps.

Selon l’Anatomy of Work 2023, les collaborateurs consacrent 58% de leur journée de travail aux tâches d'organisation, ou selon l’expression consacrée au « work for work » :
-Va-et-vient entre applications
-Tâches redondantes
-Réunions inutiles

En bref, toute activité qui empêche de se concentrer sur le travail qui compte, celui pour lequel tes compétences sont nécessaires et pour lequel tu as été embauché (si tu es salarié).

Le travail dit « qualifié » ne représente que 33 % et les tâches stratégiques seulement 9 %.

En prime, 62 % des personnes interrogées déclarent qu'elles passent trop de temps à rechercher des informations.

« Les gagnants seront ceux qui restructurent la manière dont l’information circule dans l’entreprise » Bill Gates

Au-delà d’une perte de temps, l’environnement numérique augmente le nombre de distractions potentielles.

Selon une étude réalisée en 2023 par Microsoft, 68% des personnes déclarent ne pas avoir assez de temps de concentration ininterrompue au cours de leur journée de travail.

Et comme vu dans la newsletter sur le multitâche, il y a un « switching cost » de 23 minutes et 15 secondes en moyenne pour se re-concentrer sur une tâche après une interruption.

Ton environnement numérique met en avant généralement ta disponibilité plutôt que ta productivité.

À chaque jour son lot de notifications, de messages instantanés et d'emails qui peuvent l'entraver.

Microsoft parle d’ailleurs de « digital debt » en référence à cet afflux. Que je traduirais par fardeau numérique.

L'afflux d’infos a dépassé notre capacité à les traiter.

Biologiquement, ton cerveau est conçu pour aller chercher l’information.

Quand elle t’est transmise directement (comme c'est le cas dans le monde numérique), cela signale faussement à ton cerveau une information urgente et importante.

Et quand tout te semble important, tu passes ta journée à essayer de sortir la tête de l’eau.

64 % des interrogés déclarent d’ailleurs avoir du mal à trouver le temps et l'énergie nécessaires pour faire un travail de qualité.

Ci-dessus une statistique assez parlante.

Sur l'ensemble des applications Microsoft 365, l'employé moyen passe :

57 % de son temps à communiquer (en réunion, par e-mail et par chat)
43 % à produire (dans des documents, des feuilles de calcul et des présentations).

🌬 La santé mentale et le brouillard pro-perso

Le New York Times comparait dès 2010 les emails à des zombies.

Tu les tues, et pourtant ils reviennent toujours.

Rares sont celles ou ceux qui battent le boss final et atteignent l’inbox zero.

En France, un Observatoire de l’Infobésité et de la Collaboration numérique (OICN) a vu le jour début 2023.

Preuve que le sujet de l’infobésité commence à prendre de l’importance.

Ils ont publié une étude ciblée sur l’email, et montre qu’il génère :

De l’hyper-réactivité : 52 % des emails obtiennent une réponse en moins d’1h
De l’hyper-connexion : 31 % des salariés envoient des emails après 20h plus de 50 soirs par an (c’est en moyenne 117 par an pour les dirigeants)

« Les gérer, ce n’est pas du temps de production, donc on a tendance à le faire en plus de notre travail. Cela allonge les journées et la charge d’activité »
- Mathilde Le Coz, DRH de Mazars (qui fait partie de l’OICN)

Cet influx continu d’informations, de messages, et d’emails te fatiguent mentalement.

Cet épuisement mental, couplé à la sensation persistante de retard, forge un cocktail délétère pour le bien-être.

Réalité exacerbée par le nouveau paradigme technologique et l’avènement du télétravail, qui a catapulté les travailleurs dans une ère de connectivité 24/7.

La possibilité d’être connecté et de travailler partout et tout le temps.

Une sur-sollicitation qui agit comme un terreau fertile de détresse psychologique, et potentiellement de burn-out.

2,5 millions de Français, soit 13% des collaborateurs, souffrent d’un burn-out sévère, selon une étude faite en 2022.

Exemples de constats engendrés par cette hyper-connectivité :

Collaborateurs travaillant bien au-delà des heures de travail
Téléphones personnels utilisés comme outils de travail
Accès aux mails et documents professionnels depuis n’importe où

La technologie a rendu particulièrement poreuse la frontière entre sphère pro et sphère perso.

D’ailleurs, fais-tu partie des 30% des Français actifs qui regarde ses emails ou les notifications Slack ou Teams dès le matin au réveil ?

—

Evidemment, cela ne veut pas dire qu’il ne faut jamais travailler ou envoyer d’emails en dehors des heures « normales » de travail.

Mon avis est seulement qu’il faut que ce soit une décision véritablement intentionnelle, et non subie.

☄️ L’importance du focus et les clefs pour y arriver

« Le futur du travail ce n’est pas de travailler moins, mais travailler différemment » - Satya Nadella, CEO de Microsoft

Dominer ses distractions digitales devient un avantage concurrentiel à l’heure de l’hyperconnexion.

La capacité à travailler efficacement en faisant de la technologie un outil et non une distraction.

Savoir se focus, prendre les bonnes informations, et mettre des barrières avec celles qui sont inutiles.

Ce seront des compétences de plus en plus recherchées en entreprise.

Comme le dit Cal Newport dans son important ouvrage Deep work : « Focus is the new IQ ».

La concentration est le nouveau QI.

Pour les entreprises comme pour les collaborateurs à l’échelle individuelle, il est crucial de mettre des barrières à l’infobésité.

Sortir de la boucle.

Pour ce faire, ce n’est pas qu’une question de volonté (elle est limitée et décroît au fil de la journée).

C’est surtout une question d’environnement et de garde-fous.

Parvenir à se créer un environnement digital et physique qui convient à ton métier/activité qui te met dans les bonnes conditions pour être concentré.

Il est crucial de réévaluer son rapport au digital.

Voici quelques astuces en vrac 👇

Repenser ses notifications : les limiter un maximum, en laisser certaines actives pour les choses vraiment urgentes.
Traiter ses emails par batch, à des heures précises chaque jour.
Ne pas regarder ses emails sur son téléphone avant de commencer à travailler.
Privilégier la communication asynchrone que synchrone .
Planifier des horaires de déconnexion totale ; matin et soir. Et s’y tenir.
Mettre son téléphone dans une autre pièce pendant les moments de concentration.
Acheter un casque anti-bruit pour limiter les interruptions externes, au taff comme à la maison.

Ta santé mentale et ta productivité te remercieront :-)

🍀 Les trouvailles pour s’inspirer

Unplugged, qui propose des séjours de 3 jours en digital detox (entre autres pour les collaborateurs) dans des petites cabines à la campagne, à 2h max de Londres.
L’extension Chrome News Feed Eradicator, qui remplace tes fils d’actualité par une citation pour t’éviter de rester sur les réseaux sociaux quand tu travailles.
Beeper, toutes tes messageries centralisées sur une seule application, t’évitant des va-et-vient permanents.
C’est encore en bêta-test mais tu peux te mettre sur la liste d’attente.

Pour la semaine prochaine, je te laisse choisir le sujet de la prochaine newsletter parmi trois très différents 👇

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A très vite 📩
Julien

PS : mets un petit coeur juste en dessous du titre si ça t’a apporté de la valeur ❤️

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Sources